Tìm hiểu cách tối đa hóa khoản khấu trừ du lịch tiềm năng của bạn
Tìm hiểu những gì IRS sẽ cho phép như là một chi phí đi lại hợp lý trong kinh doanh có thể là khó khăn, đặc biệt là khi nói đến du lịch nước ngoài.
Một trong những bài viết trước đây của tôi đã vạch ra cách khấu trừ chi phí đi lại khi bạn kết hợp các chuyến du ngoạn cá nhân (hoặc các hoạt động) với chuyến du lịch kinh doanh. Về cơ bản, chuyến đi kinh doanh phải chủ yếu dành cho doanh nghiệp để yêu cầu toàn bộ chuyến đi là chi phí kinh doanh. Yếu tố quyết định thường là lượng thời gian (không phải chi phí) chi cho hoạt động kinh doanh so với thời gian dành cho các hoạt động cá nhân.
Nếu có nhiều thời gian dành cho doanh nghiệp, toàn bộ chuyến đi sẽ đủ điều kiện như một chuyến đi công tác được khấu trừ. Và tất nhiên, nếu bạn tham gia vào các hoạt động cá nhân không đáng kể, toàn bộ chuyến đi công tác của bạn sẽ được khấu trừ hoàn toàn.
Giảm giá du lịch nước ngoài
Đối với du lịch nước ngoài, bạn không chỉ phải đáp ứng yêu cầu về thời gian kinh doanh ở trên mà còn phải đáp ứng các rào cản bổ sung NẾU:
1) tổng số ngày đi lại nước ngoài của bạn là hơn 7 ngày liên tiếp
VÀ
2) Du lịch nước ngoài của bạn "ngày không kinh doanh" là 25% hoặc nhiều hơn tổng số ngày du lịch nước ngoài của bạn.
Đây là cách làm việc này
Vào thứ Hai, bạn bay từ Boston đến Luân Đôn và tham dự các hội nghị và cuộc họp kinh doanh cả ngày vào thứ Năm. Từ thứ sáu đến chủ nhật, bạn đang tham quan ở London. Bạn trở lại Boston vào thứ Hai. Phần lớn thời gian dành cho hoạt động kinh doanh vượt quá thời gian dành cho hoạt động cá nhân, vì vậy bạn đáp ứng quy tắc "thời gian" chung cho tất cả các chuyến đi công tác và cá nhân.
Cho đến nay, bạn đủ điều kiện cho một chuyến đi kinh doanh 100%. Bây giờ áp dụng các quy tắc nước ngoài; vì "tổng số chuyến du lịch nước ngoài" của bạn không quá 7 ngày, không áp dụng quy tắc ngoại giao đặc biệt nào và bạn giữ chuyến đi công tác được khấu trừ đầy đủ của mình.
Bây giờ nếu bạn đã làm việc cho đến cuối tuần, bạn sẽ vẫn đáp ứng quy tắc chung về thời gian, nhưng ngày đi nước ngoài của bạn vượt quá 7 liên tiếp VÀ "ngày cá nhân" của bạn (3 ngày - Thứ Bảy, Chủ Nhật, Thứ Hai ) lớn hơn 25% tổng số ngày đi du lịch nước ngoài của bạn (tổng số ngày du lịch nước ngoài thứ Hai đến thứ Ba sau = 8 ngày và 25% của 8 = 2.
Vì vậy, 3 ngày cá nhân vượt quá 2). Vì vậy, bạn phải giảm khấu trừ chuyến đi kinh doanh của bạn bằng 3 / 8ths (ngày cá nhân / tổng số ngày nước ngoài).
Ngoại lệ
Bây giờ, sâu bên trong Mã số thuế có một vài ngoại lệ đối với quy tắc du lịch nước ngoài này: đầu tiên, nếu bạn có thể cho thấy rằng bạn không thể kiểm soát việc đi lại của doanh nghiệp (không quyết định việc đi lại có cần thiết hay không) HOẶC động lực của chuyến đi không phải là cá nhân (lý do kinh doanh âm thanh cho chuyến đi), sau đó bạn tránh các quy tắc du lịch nước ngoài, và bạn trở lại một chuyến đi kinh doanh được khấu trừ đầy đủ. Một cách khác để tránh quy tắc du lịch nước ngoài là sử dụng phương pháp IRS xác định "ngày làm việc".
Ví dụ: ngày giữa "ngày làm việc" (cuối tuần, ngày lễ hoặc thậm chí các ngày trong tuần khác) trở thành "ngày làm việc". Vì vậy, trong ví dụ của chúng tôi, nếu bạn có một cuộc họp kinh doanh khác vào Thứ Ba và khởi hành vào Thứ Tư, thì tất cả "ngày nước ngoài" của bạn sẽ trở thành "ngày làm việc" vì thứ Bảy, Chủ Nhật và thứ Hai rơi vào giữa hai ngày làm việc rõ ràng và ngày đi lại trở về nhà cũng là kinh doanh. Do đó, bạn không có "ngày cá nhân". Vì ngày cá nhân của bạn (0) hiện không vượt quá 25% tổng số ngày đi nước ngoài của bạn, các quy tắc du lịch nước ngoài đặc biệt không áp dụng.
Quay trở lại chuyến đi công tác được khấu trừ đầy đủ của bạn, giả sử quy tắc Thời gian đã được thảo luận trong bài viết trước của tôi được thỏa mãn (trong ví dụ này, đó là kể từ thời gian dành cho hoạt động kinh doanh - 7 ngày, thứ Hai đến thứ Sáu và thứ Ba và thứ Tư sau , vượt quá thời gian dành cho hoạt động cá nhân -3 ngày, Thứ Bảy, Chủ Nhật và Thứ Hai).
Bây giờ, nếu sau cuộc họp thứ ba, bạn ở lại London thêm 2 ngày nữa để thưởng thức văn hóa, quay trở lại vào thứ Sáu, trước tiên áp dụng quy tắc Thời gian chung: 7 ngày làm việc (MF, Thứ Ba, Thứ Sáu) so với 5 ngày cá nhân (Sat, Sun , Thứ Hai, Thứ Tư, Thur). Quy tắc chung về thời gian dành cho doanh nghiệp so với các hoạt động cá nhân được đáp ứng, vì vậy chuyến đi của bạn được khấu trừ đầy đủ cho đến nay. Bây giờ các quy tắc du lịch nước ngoài phải được xem xét; tổng số ngày đi nước ngoài của bạn vượt quá 7 ngày liên tiếp, nhưng bạn chỉ có 2 ngày cá nhân theo quy tắc nước ngoài (chỉ thứ Tư và thứ Năm tuần trước, kể từ Thứ Bảy, Chủ Nhật và Thứ Hai là giữa "ngày làm việc" khác) trong tổng số 12 ngày du lịch nước ngoài.
Do đó, các quy tắc du lịch nước ngoài không áp dụng. Bạn quay lại chuyến đi công tác được khấu trừ đầy đủ.
khuyến nghị
Như bạn có thể thấy, sẽ có một lợi thế nhất định để các cuộc họp kinh doanh / hội nghị của bạn trải ra vài ngày một lần, biến "ngày cá nhân" thành "ngày làm việc". Một số lý do kinh doanh hợp lý tại sao các cuộc họp / hội nghị của bạn có thể được dàn trải bao gồm: để cho phép thời gian để suy nghĩ về các chiến lược kinh doanh cụ thể, lập kế hoạch xung đột với nhân viên chủ chốt cần nhiều cuộc họp khác nhau. và các ngày họp kinh doanh khác không trùng nhau, vv… bất kể lý do kinh doanh nào xảy ra đối với các sự kiện kinh doanh được lên lịch liên tục.
Ngoài ra, trong việc áp dụng quy tắc du lịch nước ngoài, một phần ngày làm việc, theo IRS, đủ điều kiện cho các ngày làm việc hoàn chỉnh, "vì vậy một cuộc họp kinh doanh hai giờ vào buổi sáng tiếp theo là các hoạt động cá nhân trong phần còn lại của ngày, là" ngày làm việc. "
Tối ưu hóa các khoản khấu trừ tiềm năng của bạn
Rõ ràng, ngày đi du lịch nước ngoài nhiều hơn bạn có thể phân loại hợp pháp là "ngày làm việc", cơ hội tốt hơn bạn có để tránh ảnh hưởng của các quy tắc du lịch nước ngoài đặc biệt.
Nếu bạn đang tự làm chủ, bạn rõ ràng có thể sử dụng thông tin này để lợi thế của bạn.
Nhưng những gì về nhân viên của công ty được bồi hoàn cho chi phí đi lại? Xem xét điều này: Dựa trên các cuộc thảo luận của chúng tôi về các quy tắc du lịch ở trên, bạn xác định chuyến đi của mình là chuyến đi công tác được khấu trừ đầy đủ. Bây giờ, khi bạn đang ở Luân Đôn, công ty của bạn sẽ bồi hoàn cho bạn các Bữa ăn với mức phí là 65 đô la một ngày. Bạn chuyển các báo cáo chi phí cho bất kỳ chi phí xuất túi nào. Mặc dù công ty của bạn bồi thường cho bạn, hoặc đơn giản trả tiền cho bạn, cho bữa ăn với giá 65 đô la một ngày, bạn vẫn có thể khấu trừ khoản chênh lệch giữa số tiền IRS mỗi bữa ăn cho London (144 đô la một ngày) và số tiền bạn được hoàn trả cho mỗi ngày bạn ' tái đi. Nếu công ty của bạn bồi hoàn cho bạn với giá $ 175 một ngày, thì IRS Per Diem Lodging cho London hiện là $ 319. Đúng vậy, sự khác biệt là khấu trừ thuế. Điều này cũng đúng với chi phí xuất túi. Trong suốt một năm, sự khác biệt này có thể tăng lên.
Vì vậy, khi bạn kết hợp các hoạt động cá nhân với du lịch kinh doanh, hãy xem lại các cuộc thảo luận ở trên để xác định, trước tiên, phần lớn thời gian dành cho hoạt động kinh doanh (quy tắc "thời gian" chung) và nếu du lịch nước ngoài có liên quan quy tắc du lịch như đã nêu ở trên. Nếu không, hãy giảm khấu trừ du lịch kinh doanh của bạn theo tỷ lệ thích hợp "ngày không kinh doanh" thành "tổng số ngày chi tiêu ở nước ngoài".